Secretarias Administração e Planejamento

Secretaria de Administração e Planejamento

 Constituem macro-atividades da Secretaria Municipal de Administração e Planejamento:

I – Elaboração e acompanhamento do planejamento estratégico;

II - Sistematização do banco de dados;

III - Definição dos indicadores de gestão;

IV – Desenvolvimento de projetos, inclusive de engenharia;

V – Formalização e acompanhamento de convênios e contratos; 

VI – Gestão do patrimônio, incluindo materiais de consumo e bens permanentes;

VII – Gestão de Pessoal, incluindo folha de pagamento, qualificação do quadro, qualidade de vida dos servidores e informações cadastrais;

VIII – Protocolo geral e atendimento ao público;

IX – Aquisições governamentais;

X – Desenvolver outras atividades correlatas.

À Diretoria Executiva do MIRASSOL PREVI, além das responsabilidades específicas das unidades e dos programas sob sua direção, compete:

 I – observar as diretrizes governamentais para a prestação eficiente dos serviços de interesse dos segurados;

II – planejar, coordenar, controlar e avaliar as atividades de sua área de competência;

III – compatibilizar ações de maneira a evitar atividades conflitantes, dispersão de esforços e desperdício de recursos públicos;

IV – desenvolver programas de capacitação, de forma a proporcionar mudanças de comportamentos indispensáveis ao cumprimento adequado das missões que lhes competem, assegurando aos segurados tratamento rápido e satisfatório; e

V – acompanhar e avaliar permanentemente o desempenho da unidade sob sua direção.

VI - representar o MIRASSOL-PREVI em todos os atos e perante quaisquer autoridades;

VII - comparecer às reuniões do Conselho Previdenciário, sem direito a voto, sempre que possível;

VIII - cumprir e fazer cumprir as decisões do Conselho Previdenciário, desde que as mesmas estejam em conformidade com a legislação de regência;

IX - designar seu substituto no caso de sua ausência, bem como delegar poderes ao Presidente do Conselho Previdenciário por meio de ato administrativo;

X - apresentar relatório de receitas e despesas (relatório de gestão) mensais ao Conselho Previdenciário;

XI - despachar os processos de habilitação a benefícios;

XII - movimentar as contas bancárias do MIRASSOL-PREVI conjuntamente com o Secretário Municipal de Administração;

XIII - fazer delegação de competência aos servidores do MIRASSOL-PREVI; e

XIV - ordenar despesas e praticar todos os demais atos de administração.

A Coordenadoria Patrimonial é composta pela:

SEÇÃO DE PATRIMÔNIO E SEÇÃO DE ALMOXARIFADO

                                              COMPETÊNCIAS

Seção de Patrimônio

 

Seção de Almoxarifado

 

I – Receber, armazenar e distribuir os materiais de consumo;

II – Controlar o estoque e, tempestivamente, solicitar a aquisição de materiais de consumo;

III – Controlar os bens permanentes, provendo o tombamento patrimonial e realizando anualmente o inventário;

IV – Atualizar anualmente os termos de responsabilidade patrimonial;

V – Realizar manutenções preventivas e corretivas dos veículos oficiais;

VI – Prover o licenciamento anual dos veículos oficiais;

VII – Providenciar a guarda e manutenção do arquivo de documentos da prefeitura;

VIII – Outras atividades correlatas.

 

                                                 COMPETÊNCIAS

Gestão de Frotas

I - Controle do cadastro do veículo considerando todas as informações necessárias relacionadas a cada veículo da frota (seguros, comodatos, etc.);

II - Controle de documentação providenciando o licenciamento, impostos, taxas, boletins de ocorrência, pagamentos  etc.;

III - Controle de manutenção desenvolvendo as atividades relacionadas à manutenção (garantias, manutenção preventiva, corretiva, etc.);

IV - Controle de estoque de peças envolvendo o cadastro de componentes e sua localização, etc.;

V - Controle de todas as informações de atividades relacionadas com abastecimento de combustíveis e lubrificantes (frota, data, veículo, custo, local, etc.) com geração de informações no sistema;

VI - Controle de tacógrafos visando o monitoramento e o comportamento do motorista durante toda a viagem;

VII - Controle de pneus e câmaras por meio do número gravado a fogo no pneu e etiquetas nas câmaras;

VIII - Emitir relatórios gerenciais dos mais diversos tipos, personalizados em função da necessidade;

IX - Desempenhar outras atividades que lhes forem delegadas pelo superior imediato.

 

Coordenadoria de Planejamento

 

COMPETÊNCIAS

 

 

 

Seção de Planejamento, Indicadores e Estatísticas

I – Elaborar e acompanhar o planejamento estratégico do Município;

II – Prestar suporte técnico para elaboração dos painéis de contribuição das diversas unidades administrativas do Município;

III – Estabelecer indicadores para mensurar a eficiência e a eficácia da gestão;

IV – Coordenar a elaboração do Plano Plurianual (PPA), da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e da Lei Orçamentária (LOA);

V – Acompanhar a execução orçamentária;

VI – Prestar informações sobre saldo orçamentário;

VII – Instruir pedidos de suplementação orçamentária ou de abertura de crédito orçamentário;

VIII – Fixar o cronograma mensal de desembolso financeiro para cada unidade administrativa do Município;

IX – Controlar os limites de gastos, de conformidade com o estabelecido na Lei de Responsabilidade Fiscal;

X - Coordenar, supervisionar e articular o processo de formulação do plano diretor do município;

XI - Realizar estudos de prospecção de informações e construção de cenários;

XII - Coordenar a elaboração de relatórios e outros documentos informativos com dados institucionais do Município;

XIII - Manter atualizada a base estatística do município;

XIV – Efetuar em conjunto com a Contabilidade os Decretos de Suplementações quando autorizadas em Lei;

XV – Apresentar Planilhas e Justificativas para elaboração de Projetos de Leis que alterem as peças de planejamento (LOA, LDO e PPA);

XVI – Outras atividades correlatas.

A Coordenadoria de Engenharia, Convênios e Projetos

                                                        COMPETENCIAS

 

 

 

 

 

 

Coordenadoria de Engenharia, Convênios e Projetos

 

 

 

Seção de Engenharia

 

 

 

 

 

Seção de Convênios e Projetos

 

I - Elaborar e acompanhar projetos de engenharia;

II – Fiscalizar obras;

III - Elaborar e acompanhar projetos em geral;

IV – Formalizar e responsabilizar-se pela gestão de convênios e contratos;

V - Alimentar o sistema GEO-OBRAS-TCE/MT com todos os dados exigidos, relativos às obras e serviços de engenharia, cumprindo os prazos para remessa via internet;

VI – Efetuar o cadastramento eletrônico para captação de recursos de convênios, alimentando e acompanhando os sistemas gerencias, nas esferas Estadual e Federal (SIGCON, SICONV etc.);

VII – Outras atividades correlatas.

                                                                             COMPETÊNCIAS

 

Coordenadoria de Gestão de Pessoas

Gestão de Folha

Seção de Folha

I – Elaborar folha de pagamento de pessoal;

II - Elaboração Gefip, Rais e Dirf;

III – Manter atualizado o cadastro dos servidores e dos agentes políticos;

IV – Outras atividades correlatas.

Seção de Pessoas e Cadastro

I - Acompanhar e controlar os fatos ligados à vida funcional do servidor (progressão, promoção, tempo de serviço, férias, licenças, adicionais, gratificações, estágio probatório, nomeação, posse etc.);

II – Elaborar Portarias, Decretos e Normas relacionadas com a Gestão de Pessoas;

III – Recrutamento, seleção, treinamento e administração de pessoal, respondendo pelas atividades executadas

III - Outras atividades correlatas.

Seção de Qualificação de Pessoal e Qualidade de Vida

I - Implantar e acompanhar o programa de gestão por competência;

II – Analisar e ofertar parecer conclusivo sobre a concessão de adicional de qualificação;

III - Implantar e acompanhar o programa de qualidade de vida dos servidores;

IV – Outras atividades correlatas.

 

                                    COMPETÊNCIAS

Coordenadoria

Administrativa

Seção Administrativa, Atendimento ao Público, Protocolo e Telefone.

 I - Preparar e expedir a correspondência oficial, relativa à área de atuação;

II - Controlar o índice geral dos atos da Prefeitura;

III - Sugerir medidas adequadas para a solução de problemas gerais, atinentes à administração;

IV - Colaborar com a Assessoria de Imprensa na divulgação dos atos oficiais, em local definido, ou na forma exigida pela legislação;

V - Controlar a vigência das certidões negativas, de natureza administrativa da Prefeitura;

VI - Controlar e organizar os serviços de vigilância do Paço Municipal;

VII - Administrar os serviços de higiene e limpeza do Paço Municipal, garantindo as condições básicas;

VIII - Administrar o serviço de telefonia interna do Paço Municipal;

IX - Prover informações e serviços qualificados no atendimento ao cliente interno e externo;

X - Interagir com as secretarias visando o atendimento ao público, para a execução dos trabalhos que se fizerem necessários;

XI - Prestar informações a sociedade quando solicitado dos atos e serviços da administração, objetivando a transparência, bem como preservar a boa imagem da administração pública;

XII - Coordenar os serviços de arquivo de documentos da prefeitura em conjunto com o almoxarifado;

XIII - Receber e protocolar documentos, internos e externos;

XIV - Conferir, montar e distribuir processos protocolados;

XV - Contatar usuários, informando conclusões e pendências nas solicitações feitas;

XVI - Informar sobre o trâmite dos processos;

XVII - Relacionar e postar as correspondências enviadas e distribuir as recebidas para todas as Secretarias;

XVIII -  Coordenar os serviços de telefonia interna, garantindo o bom atendimento ao cidadão;

XIX - Auxiliar as secretarias municipais, bem como à Unidade de Prestação de Contas, nos encaminhamentos relacionados à Prestação de Contas de Convênios;

XX - Definir a política de segurança dos sistemas e utilização dos recursos de informática;

XXI - Manter, sob guarda e controle, manuais e rotinas operacionais;

XXXII - Outras atividades correlatas.

                                                                     COMPETÊNCIAS

Coordenadoria de Apoio Legislativo e CPD

Gestão de Processamento de Dados e Informática

I - Elaborar decretos e portarias que não estejam afetos à contabilidade e pessoal, normas, despachos, correspondência interna, avisos, instruções e circulares da rotina interna do Secretário de Administração;

II - Registrar Leis, Decretos e Portarias;

III - Auxiliar no processo de transição de cargo de Prefeito, atender as partes, prestando-lhes informações sobre assuntos ou serviços de sua competência, exercendo ainda o arquivo da documentação pertinente;

IV - Auxiliar a Assessoria Jurídica na elaboração de projetos de leis e mensagens, e seu encaminhamento ao Poder Legislativo;

V - Auxiliar na elaboração de razões de veto parcial ou total a proposições de leis;

VI - Auxiliar no acompanhamento dos projetos de lei em tramitação no Poder Legislativo;

VII - Providenciar junto ao Gabinete do Prefeito a sanção das leis aprovadas e posterior encaminhamento ao Poder Legislativo para registro;

VIII - Manter em conjunto com o Gabinete do Prefeito a guarda, o arquivo de Portarias, Decretos e Legislações Municipais;

IX - Prestar apoio aos demais órgãos da Administração Municipal quanto às legislações municipais;

X - Elaborar projetos de atualização tecnológica dos equipamentos e programas da Prefeitura;

XI - Coordenar as ações de informática desenvolvidas pelos diversos setores, cuidando para que haja compatibilização de softwares e hardwares, promovendo estudos com vistas a modernização da informatização, de forma integrada dos órgãos da Administração Municipal;

XII - Fazer gestão junto à Administração, para recursos necessários à aquisição de bens e serviços, relativos à área de informática, a serem utilizados nas diversas unidades administrativas;

XIII - Apreciar os pedidos de aquisição de equipamentos e programas de computador, mediante elaboração de parecer, embasado em critérios técnicos, definidos por profissionais da área;

XIV - Participar das comissões de julgamento de propostas em procedimentos licitatórios, para aquisição de equipamentos, serviços e sistemas de informática;

XV - Coordenar, estruturar e administrar as bases de dados corporativas e disponibilizar a todos os órgãos da Administração Direta e Indireta, centralizando e atualizando as informações;

XVI - Coordenar a operação dos serviços de fax e de digitalização de documentos, prestando suporte às Secretarias;

XVII - Avaliar as necessidades atuais e futuras de recursos de informática (software e hardware) para os diversos órgãos e unidades no âmbito da Administração Municipal;

XIX - Coordenar o suporte e manutenção aos computadores e servidores da rede, existentes na Prefeitura, promovendo os reparos necessários quando for o caso, ou, encaminhamento a profissionais da área para efetuar os reparos

XX - Operacionalizar as rotinas de segurança com cópias diárias das bases de dados e informações da rede, controlando o acervo das cópias de segurança (mídias eletrônicas), atualizando o sistema de controle das mídias, bem como coordenar retornos de arquivos;

XXI - Analisar e propor soluções para os problemas técnicos ocorridos em processamento;

XXII - Administrar as atividades de informática na Prefeitura, compreendendo, quando aplicável, o desenvolvimento, a produção e a manutenção de sistemas e de bases de dados corporativos;

XXIII - Orientar os usuários quanto à utilização dos recursos da rede;

XXIV -   Coordenar e executar as atividades, na área de informática da administração municipal, prestando suporte a todos os sistemas informatizados, equipamentos e periféricos da Prefeitura;

XXV - Controlar a segurança da rede;

XXVI -   Promover treinamento de usuários em recursos (software e hardware) de informática, quando for o caso;

XXVII - Outras atividades correlatas.

COMPETÊNCIAS

Coordenadoria de Compras e Licitações

Seção de Contratos

I – Manter-se informado sobre as ocorrências contratuais apontadas em relatório periódico do fiscal do contrato;

II – Expedir notificação para entrega do objeto;

III – Realizar negociações de preços e condições;

IV – Controlar os vencimentos das vigências dos contratos;

V – Abrir o processo de renovação dos contratos;

VI – Propor rescisão e aplicação de penalidades em sede contratual;

VII – Arquivar, em ordem cronológica e sistemática, os contratos firmados pela Administração;

VIII – Gerir Atas de Registro de Preços;

IX – Elaborar e formalizar os contratos, nele indicando os seus respectivos fiscais, minutados pela Gestão de Apoio às Aquisições e Licitações;

X – Oficiar o fisco municipal (tributação) sobre os contratos de locação do município em que o IPTU seja de responsabilidade da Prefeitura;

XI – Outras atividades correlatas.

Gestão de Pregões e Atas de Registro de Preços

I – Organizar e executar as licitações nas modalidades de pregão presencial ou pregão eletrônico;

II – divulgar ao público interno e externo as atas de registro de preços em vigência;

III – proceder a gestão das atas de registro de preços, monitorando o seu uso;

IV – disponibilizar para consulta pública todas as atas de registro;

V – indicar fornecedores, sempre que solicitado, obedecendo à ordem de classificação;

VI – receber, instruir e encaminhar à autoridade competente as solicitações de equilíbrio econômico-financeiro, reajuste e repactuação das atas de registro de preços;

VIII – controlar os prazos de vigência das atas para instrução de novo processo licitatório;

IX – propor adequação nas atas, para melhor adequação às finalidades de interesse público

X – Outras atividades correlatas.

Seção de Apoio às Aquisições e Licitações

I – Elaborar pesquisas de preços;

II – Formalizar os processos de dispensa e de inexigibilidade de licitação;

III – Formalizar os processos de licitações;

IV – Cadastrar fornecedores;

V – Expedir convites;

VI – Pesquisar a existência de Atas de Registro de Preços para eventual adesão;

VII – Elaborar minutas de edital e de contrato;

VIII – Desenvolver minutas-padrões de edital, de contrato e de termo de referência;

IX – Dar suporte às atividades das comissões de licitações e ao pregoeiro e equipe;

X – Expedir avisos às secretarias, sobre vencimento de atas de registro de preços;

XI – Articular e consolidar com as secretarias  as aquisições de uso continuado e comum;

XII – Outras atividades correlatas.

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